Jak rozpoznać, że obecny system IT ogranicza rozwój firmy

Działający system potrafi być dla firm błogosławieństwem – usprawnia komunikację, systematyzuje dokumentację, optymalizuje przepływ procesów i pozwala na efektywniejsze zarządzanie. Taki system potrafi być drogi, ale przynosi firmie korzyść. Gorzej, jeśli drogi system tak naprawdę spowalnia rozwój firmy. Jak rozpoznać, że system ogranicza Twoją firmę?

Paradoksalnie, to, że coś działa, nie znaczy, że przynosi korzyść. „Działa” a „wspiera biznes” to dwa różne stany. Bo faktycznie: system może codziennie się uruchamiać, przyjmować zlecenia i realizować polecenia, ale jednocześnie może odbierać firmie zwinność potrzebną do wzrostu.

Skala tego zjawiska zdaje się być większa niż można się spodziewać. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez McKinsey, nawet 20–40% wartości środowiska IT przeciętnej organizacji stanowi dług technologiczny, czyli koszt utrzymywania przestarzałych rozwiązań.

Najgorsze jednak jest to, że taki stan rzeczy rzadko kiedy bywa alarmujący. To cichy niszczyciel, który małymi krokami prowadzi firmę do katastrofy. Zazwyczaj problem ograniczającego systemu firmy rozwiązują dopiero w momencie kryzysu: po cyberataku, wycieku danych czy poważnej awarii.

Warto zatem podkreślić, że umiejętność rozpoznawania wczesnych sygnałów alarmujących o takim zagrożeniu nie powinna leżeć wyłącznie w kompetencjach zespołu IT, ale również w kompetencjach menedżerskich. Dodatkowo istotna do podkreślenia jest kwestia rozwoju. To, że system jest „stary”, nie oznacza automatycznie, że jest nieefektywny. Rozwiązanie nawet sprzed 10 lat, ale konsekwentnie rozwijane, może być w lepszej formie niż trzyletni system, o który nikt nie dbał.

System ogranicza firmę – pierwsze objawy

Pierwsze sygnały ostrzegawcze wysyłane przez niewydolny system pojawiają się znacznie wcześniej niż można się ich spodziewać. Klasycznym objawem jest spowolnienie zmian. Kiedyś dodanie nowej funkcji trwało chwilę, maksymalnie kilka dni. Teraz analogiczna zmiana trwa kilkanaście dni dłużej i wiąże się z ryzykiem, że naniesiona w jednym miejscu, zepsuje coś w drugim, czyli klasyczny przykład tzw. spaghetti code.

Łatwo zauważalnym objawem są ręczne obejścia. Dane są wielokrotnie przepisywane pomiędzy systemami, a nawet spisywane ręcznie. Część informacji znajduje się w arkuszach, część w e-mailach, a część na dyskach lokalnych pracowników. Pracownicy na własną rękę szukają tych obejść, bo chcą po prostu dowieźć swoje zadania, a system nie pozwala im na sprawną wymianę danych i zarządzanie informacjami. Każde takie obejście, choć trwa do kilku minut na jedno zadanie, w skali całej firmy prowadzi do straty liczby godzin na czynności, które mogłyby być wykonywane automatycznie.

Najpoważniejszym sygnałem jest jednak brak znajomości wnętrza systemu i skupienie odpowiedzialności na jednej osobie. Doprowadza to do sytuacji, w której tylko jeden człowiek w firmie wie, co tak naprawdę tkwi w kodzie. Co w sytuacji, gdy taka osoba odchodzi z firmy lub jest na urlopie? W momencie awarii nikt nie wie, jak naprawić problem. Nawet w codziennym użyciu pojawiają się bariery – coś nie działa, ale lepiej tego nie ruszać, bo „kolega, który to pisał i prowadził wsparcie, już tu nie pracuje”. Firma staje się wtedy zakładnikiem własnego oprogramowania.

Do tego wszystkiego dochodzą jeszcze stale rosnące koszty utrzymania, częstotliwość awarii oraz brak możliwości integracji z nowymi narzędziami. Jeśli te objawy pojawiają się naraz, to znak, że warto zacząć od audytu technologicznego przeprowadzanego przez zewnętrznego partnera, takiego jak GOTOMA Software House.

Jakie straty przynosi niewydajny system IT?

Większość przedsiębiorstw, analizując koszty utrzymania systemu, patrzy na licencje, serwery czy utrzymanie infrastruktury. Tymczasem koszty nieoptymalnego systemu są zazwyczaj ukryte i kryją się w zupełnie innych miejscach.

Każda godzina poświęcona na ręczne przepisywanie danych to koszt pracy. Pomyłki wynikające z niespójnych informacji oznaczają kolejne poprawki, a każda decyzja podjęta w oparciu o niepoprawne dane zwiększa ryzyko błędnych inwestycji. To wszystko sprowadza się najczęściej do opóźnień we wdrożeniach nowych usług czy projektów dla klienta, a to z kolei może oznaczać utratę przewagi konkurencyjnej.

Wynika z tego, że największym wydatkiem nie jest utrzymywanie systemu samo w sobie, ale wszystkie działania wykonywane wokół niego. Dlatego właśnie poważne przedsiębiorstwa analizują całkowity koszt posiadania systemu (Total Cost of Ownership): uwzględniają nie tylko wydatki technologiczne, ale również wpływ systemu na pracowników, ich produktywność, jakość danych, szybkość podejmowania decyzji oraz zdolność organizacji do dalszego rozwoju.

Kiedy technologia ogranicza rozwój firmy

Każda firma rozwija się we własnym tempie i określonym dla siebie stylu. Wraz z rozwojem pojawiają się nowe oczekiwania i zapotrzebowania związane z systemem IT. To, co kiedyś było wystarczające, wraz z upływem czasu może okazać się jednym z głównych ograniczeń biznesu.

Ograniczenia nie pojawiają się nagle – narastają stopniowo. Każda doraźna łatka (nowy moduł, dodatkowa integracja) wygląda w danym momencie na uzasadnioną, bo utrzymuje ciągłość działania. Jednak firma może wpaść w pułapkę, w której po paru latach będzie funkcjonowała w środowisku złożonym z wielu elementów, których nikt nie projektował jako spójnej całości, ale które są od siebie zależne.

Jeśli firma musi zastanawiać się, czy jej system pozwala zrealizować nowy pomysł, oznacza to bardzo niebezpieczny moment dla niej. Technologia przestaje wspierać rozwój, a zaczyna go definiować. Z kolei decyzje biznesowe przestają wynikać ze strategii organizacji, a zaczynają być uzależnione od ograniczeń technologicznych.

Ludzie jako wskaźnik

O jakości systemu może mówić wiele wskaźników, ale najbardziej nieoczywistym są sami pracownicy. To oni mają codzienną styczność z narzędziami i wiedzą najlepiej, jak system działa. Nie na podstawie danych, tabelek i wykresów, ale w praktyce.

Jeśli system jest niewydolny, po prostu obniża produktywność zespołu. Pracownicy czują frustrację, kiedy coś, co miało im pomagać w pracy, tylko ją utrudnia. Prowadzi to do sytuacji, w której firma może stracić najlepszych specjalistów. Nie chcą oni latami pracować z systemem, w którym co chwilę „gaszą pożary” zamiast tworzyć wartość.

Zjawisko to jest szczególnie widoczne w branżach, w których szybkość działania ma bezpośredni wpływ na obsługę klienta. Trudno oczekiwać wysokiego poziomu obsługi klienta, jeśli konsultant musi otworzyć pięć różnych aplikacji, aby odpowiedzieć na jedno pytanie klienta. Problem nie leży jednak po jego stronie, a po stronie architektury systemów, które nie zostały zaprojektowane do wspólnej pracy.

Dlatego podczas audytów technologicznych warto poddać analizie nie tylko parametry infrastruktury czy wydajność serwerów, ale również doświadczenia pracowników. To właśnie oni najczęściej jako pierwsi pokazują, że system przestał odpowiadać rzeczywistym potrzebom biznesu.

Co dziś jest już przestarzałe?

Software house’y w swojej praktyce bardzo często spotykają się ze scenariuszem, w którym firma zgłasza się nie dlatego, że jej system przestał działać, ale dlatego, że nie pozwala jej się rozwijać.

To częsty błąd, jaki popełniają organizacje – przyzwyczajają się do ograniczeń swojego systemu. Obejścia stają się normą, przyzwyczajają się do nich pracownicy, a nowi ludzie w firmie od początku są uczeni pracy w takim standardzie, nie wiedząc nawet, że wiele czynności może być całkowicie zautomatyzowanych.

Z perspektywy zarządu wszystko działa doskonale. Sprzedaż trwa, produkcja działa, a klienci są obsługiwani. Problem pojawia się w momencie, kiedy firma stawia na szybki rozwój: otworzenie nowego działu, wejście na kolejny rynek czy rozszerzenie działalności. Gdy okazuje się, że system na to nie pozwala, rozpoczyna się wyścig z czasem.

Jednoznacznej odpowiedzi na pytanie „co jest przestarzałe?” nie ma. Jak już wspomnieliśmy, wiek systemu znaczy mniej niż to, czy był konsekwentnie rozwijany.

Dzisiejszy rynek wymaga od przedsiębiorstw dużej elastyczności. Błyskawicznie zmieniają się oczekiwania klientów, wprowadzane są nowe przepisy i regulacje, a do tego trzeba dorzucić współpracę i narzędzia wykorzystywane przez partnerów biznesowych, za którymi trzeba nadążać. System powinien zatem być analogicznie elastyczny, jak firma. Powinien umożliwiać reagowanie i dostosowywanie się do tych zmian i realiów rynkowych, a nie je utrudniać.

System monolityczny a mikroserwisy

Przez lata standardem były rozwiązania projektowane jako zamknięte monolity. Najlepiej odpowiadały one ówczesnym potrzebom przedsiębiorstw. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy choćby nawet niewielka zmiana wymaga modyfikacji całego systemu, zaangażowania wielu zespołów, a końcowo generuje nieproporcjonalnie wysokie koszty.

Z drugiej jednak strony, dobrze zaprojektowany monolit może okazać się świetnym rozwiązaniem dla wielu mniejszych produktów i wczesnych etapów rozwoju. Daje on prostotę i szybkość bez zbędnej złożoności. Jak więc niejednokrotnie pokazuje doświadczenie w branży IT – nic nie jest jednoznaczne.

Nowoczesne podejście coraz częściej opiera się na architekturze modułowej lub mikroserwisowej. Nie oznacza to, że każdy system powinien być przebudowany do takiej architektury. W wielu przypadkach okazałoby się to niepotrzebne i ekonomicznie nieuzasadnione. Celem powinno być projektowanie rozwiązań w taki sposób, aby rozwój jednego obszaru nie wymagał przebudowy całej aplikacji.

Dane w chmurze

Obok architektury aplikacji drugim filarem, który decyduje o elastyczności systemu, jest sposób przechowywania i przetwarzania danych. Zdecydowanie jednak można stwierdzić, że na pewno przestarzałe w obecnych czasach jest utrzymywanie całej infrastruktury wyłącznie na własnych serwerach. Zdecydowanie trenduje obecnie chmura, ale już nie w wersji „wszystko publicznie”.

Jak podaje PARP podejście staje się hybrydowe:

• publiczna chmura zapewnia elastyczność,
• rozwiązania lokalne (on-premises) gwarantują stabilność i kontrolę,
• rozwiązania edge cloud (czyli przechowywanie i przetwarzanie danych jak najbliżej ich źródła) przeznaczone są dla wykorzystań wrażliwych na opóźnienia (ang. latency-critical).

Integracje z innymi systemami

Kolejnym obszarem są systemy, które nie potrafią się z niczym zintegrować. Niemożność wymiany danych z innym oprogramowaniem to w epoce API realna blokada rozwoju.

W tym aspekcie pojawia się kolejny problem. Często okazuje się, że konkretne funkcje da się stopniowo przenosić do dojrzałych rozwiązań SaaS, zamiast budować je od nowa. Firmy mają tendencję do rozbudowywania własnego systemu tam, gdzie wystarczyłoby lekkie rozwiązanie szyte na miarę. Spotkać się można też z odwrotnym scenariuszem: próbą obsłużenia złożonych procesów na narzędziu, które nigdy nie zostało do tego stworzone.

Skutek zawsze jest ten sam: ręczne obejścia, frustracja i niska produktywność. Dlatego ocena tego, czy system jest „przestarzały”, powinna zawsze zaczynać się od pytania, czy pasuje on realnie do tego, w jaki sposób firma działa.

Co zrobić, gdy zauważysz problem?

Naturalną reakcją na odczuwalne ograniczenia systemowe jest poszukiwanie nowej platformy lub technologii. To niekoniecznie dobry wybór na pierwszy krok, bo znacznie ważniejsze jest zrozumienie źródła problemu:

• czy trudności wynikają z architektury systemu?
• Z braku integracji?
• Z nieuporządkowanych procesów?
• Z niewłaściwego modelu zarządzania danymi?
• A może firma przez lata rozwijała się szybciej niż jej środowisko IT?

Pierwszym krokiem powinna być diagnoza. Audyt technologiczny, najlepiej z udziałem zewnętrznego partnera, który dostarcza świeżego spojrzenia i branżowych benchmarków, pozwala odnaleźć realne wąskie gardła. Audyt powinien odpowiedzieć na proste pytania:

• Które elementy realnie blokują biznes,
• Ile kosztuje utrzymywanie błędów,
• Ile firma traci przez ograniczenia.

Profesjonalny audyt technologiczny obejmuje nie tylko analizę kodu czy infrastruktury, ale również warsztaty z użytkownikami, ocenę procesów biznesowych, architektury danych, bezpieczeństwa oraz możliwości dalszego rozwoju. Takie podejście stosujemy w GOTOMA Software House – dzięki temu pomagamy naszym klientom uniknąć kosztownych decyzji podejmowanych wyłącznie na podstawie objawów.

Drugim krokiem jest świadomy wybór strategii. Nie zawsze konieczna jest wymiana wszystkiego. W wielu przypadkach najlepiej sprawdza się podejście ewolucyjne: stopniowe ulepszanie i zastępowanie kolejnych komponentów bez wyłączania systemu z użytku. Taka kultura pracy projektowej minimalizuje ryzyko biznesowe i rozkłada koszty w czasie.

W takim modelu sprawdzonym wzorcem jest tzw. Strangler Fig: przed starym systemem stawia się warstwę kierującą ruchem, a następnie wyciąga z niego funkcjonalności do nowych usług, aż w końcu legacy można bezpiecznie wycofać. Modernizacja core’owego systemu to operacja na żywym organizmie i powinna być traktowana krok po kroku.

Technologia powinna usuwać bariery, a nie je tworzyć

Nowoczesny system IT jest narzędziem, które powinno umożliwiać przedsiębiorstwu rozwój. Jeśli musi dostosowywać swoje działania do ograniczeń stawianych przez system, warto zastanowić się, czy obecna technologia na pewno realizuje swoje zadania.

Konieczne jest też właściwe podejście. Z doświadczeń projektowych GOTOMA Software House jasno wynika, że najważniejsze jest dobre zrozumienie potrzeb biznesowych, a nie skupianie się na samej technologii.

Jak unikać tych pułapek? Przede wszystkim nie wolno czekać na kryzys. Firmy najczęściej reagują dopiero po awarii, dlatego przewaga leży po stronie tych, którzy podejdą do tematu systemowo: z regularnymi audytami, odpowiednio zaplanowanym budżetem i podejściem etapowym, a nie jednorazowym „strzałem”. Modernizacja przestaje być wtedy chaotyczną reakcją na kryzys, a staje się kontrolowaną inwestycją.

Najprostszy test, który może przeprowadzić każdy CEO, dyrektor czy menedżer? Zadaj pytanie, najlepiej pracownikom, ile razy w ostatnim kwartale system zablokował, przedłużył lub nie pozwolił dopiąć projektu, wdrożenia czy spowolnił ogólnorozumiany rozwój.

Jeśli odpowiedź to więcej niż kilka razy i słyszysz uwagi w stylu:

• Lepiej tego nie ruszać,
• Trzeba to zrobić ręcznie,
• Nie da się zintegrować,

to sygnał, że oszczędzanie na transformacji cyfrowej stało się jednak kosztem. Dobra wiadomość jest taka, że jest to problem do rozwiązania.

Jeśli rozpoznajesz w swojej firmie któryś z opisanych tu sygnałów, warto zacząć od audytu, który oddzieli realnie wąskie gardła od codziennych problemów. W GOTOMA Software House pomagamy firmom ocenić stan obecnych systemów, dobrać strategię modernizacji dopasowaną do skali budżetu oraz przeprowadzić zmianę etapami – bez zatrzymywania biznesu.

Porozmawiajmy o Twoim systemie ➡️ skontaktuj się.