Przestajesz szukać po folderach i pytać kolegi, który „to gdzieś miał”. Pytasz normalnym językiem, a odpowiedź przychodzi razem ze wskazaniem dokumentu, z którego pochodzi.
Problem
W firmach pracujących intensywnie z dokumentami czas znika w dwóch miejscach. Do tego dochodzi chaos w skrzynkach: dokumenty przychodzą mailem, część utyka w prywatnych folderach, część ginie w wątkach.
Odpowiedź istnieje, ale w umowie sprzed lat, w procedurze jakościowej, w protokole ze spotkania, w mailu, którego nikt już nie pamięta. Tylko nikt nie wie gdzie. Więc pracownik pyta osobę, która „coś kojarzy”, albo przekopuje foldery przez pół godziny.
Te same dane wędrują z dokumentu do arkusza, z arkusza do systemu, z systemu do maila. Przy każdym przepisaniu rośnie ryzyko błędu, a przy każdym braku dokumentu sprawa staje w miejscu, często bez czyjejkolwiek wiedzy.
Wszędzie, gdzie dokumentów jest już za dużo, by wszyscy wiedzieli, gdzie co jest
Firmy przechodzą ten moment niepostrzeżenie: jeszcze rok temu wystarczyło zapytać jedną osobę, teraz nikt nie ma pełnego obrazu, a odpowiedzi trzeba szukać w kilku miejscach naraz.
Co robi rozwiązanie
Wyszukiwanie w dokumentacji
Pojedynczo lub całymi paczkami.
Nie musi znać nazwy pliku ani struktury folderów.
Konkretny dokument i miejsce, z którego pochodzi odpowiedź.
Mówi to wprost, zamiast zgadywać.
PDF, Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX), pliki tekstowe (TXT, MD). Wiele plików naraz.
Dodatkowo źródłem wiedzy mogą być treści z Waszej strony WWW, WordPressa oraz wpisy dodawane ręcznie w panelu.
Zasady weryfikacji przez pracownika
To Wy decydujecie, co wchodzi do bazy wiedzy, a asystent poza nią nie wychodzi. Warto rozumieć tę różnicę przed wdrożeniem.
Bezpieczeństwo danych
Umowy, dane finansowe, dokumentacja kadrowa. Dlatego przy tym rozwiązaniu bezpieczeństwo jest kwestią pierwszą, nie ostatnią.
Asystent nie sięga do internetu ani innych źródeł.
Dane każdego klienta są odseparowane.
Treść dokumentów nie wychodzi do zewnętrznego dostawcy modelu.
Dokumenty nie opuszczają Waszej sieci.
Wariant lokalny w praktyce
Najczęstsza obawa przy tym rozwiązaniu brzmi: „czy nasze dokumenty wyjdą na zewnątrz?”. My mamy już doświadczenie w projektach, gdzie model AI działa wyłącznie na lokalnej infrastrukturze klienta, a dane nie opuszczają wewnętrznego środowiska.
Stworzyliśmy Repozytorium multimediów z automatycznymi napisami dla uczelni wyższej. Nagrania wykładów dostają automatyczne napisy w języku polskim, a model transkrypcji pracuje w całości na infrastrukturze uczelni. Żaden materiał nie opuszcza jej serwerów.
To wdrożenie dotyczy materiałów audio i wideo, nie dokumentów tekstowych, ale przywołujemy je jako dowód tego, że potrafimy uruchomić model w całości w środowisku klienta i przetwarzać w nim jego materiały bez wysyłania czegokolwiek na zewnątrz. Ta sama architektura stoi za wariantem lokalnym opisanym powyżej.
Wdrożenie dedykowane
Część firm potrzebuje więcej niż dostępu do wiedzy: żeby dokument został rozpoznany, sprawdzony pod kątem kompletności i przekazany do właściwej osoby oraz systemu. To osobne rozwiązanie, projektowane pod konkretny proces. Zakres i wycena po analizie.
Na każdym etapie obowiązuje ta sama zasada: dane wyciągnięte z dokumentu zatwierdza pracownik, zanim wejdą do systemu. Rozwiązanie przygotowuje pracę, decyzja i odpowiedzialność zostają po stronie zespołu.
Opieramy to na projektach integracyjnych realizowanych w systemach ERP, CRM i obiegu dokumentów.
Zaczynamy od audytu jednego procesu
Sprawdzamy, jakie dokumenty krążą, w jakiej formie, którędy i gdzie utykają. Na tej podstawie proponujemy zakres pilotażu. Zwykle to jeden typ dokumentu albo jeden dział z kryteriami sukcesu ustalonymi z góry.
Najczęstsze odkrycie audytu: część odpowiedzi, których zespół udziela z pamięci, nie istnieje nigdzie w formie pisemnej.
Sprawdzimy, gdzie w Waszym procesie znika najwięcej czasu.
