Klienci przestają dzwonić z pytaniem „jakie dokumenty macie już ode mnie” i „do kiedy mam dostarczyć”. Odpowiedź dostają od razu, a księgowi odzyskują czas na pracę merytoryczną.
Decyzje księgowe, podatkowe i prawne zawsze pozostają po stronie osoby z uprawnieniami. System nie podejmuje ich w żadnym zakresie.
Gdy obsługa klienta zaczyna konkurować o czas z księgowaniem
Biura rachunkowe, działy finansowo-księgowe, doradcy podatkowi i kancelarie. Rozwiązanie kierujemy do właścicieli biur i osób odpowiedzialnych za organizację pracy zespołu, nie za samo księgowanie.
Odpowiada wyłącznie z materiałów, które sami zatwierdzicie
Baza wiedzy powstaje z Waszych procedur, list wymaganych dokumentów, terminów i FAQ. Asystent odpowiada tylko na ich podstawie. Nie interpretuje przepisów, nie doradza i nie improwizuje. Gdy pytanie wykracza poza bazę wiedzy, mówi to wprost i przekazuje sprawę człowiekowi.
Zamiast zgadywać, mówi wprost, że nie zna odpowiedzi, bo tak jest zaprojektowany. Przy sprawach wymagających pewności każda odpowiedź wskazuje dokument źródłowy, więc księgowy ma czym ją sprawdzić.
Dokumenty od klientów
Uporządkowanie obiegu dokumentów od klientów to osobne rozwiązanie, projektowane pod konkretny proces w Waszym biurze. Nie jest to funkcja do włączenia; zakres i wycena po analizie procesu.
Przypomnienia o dokumentach, nie o terminach podatkowych
To rozróżnienie jest celowe. Przypomnienia dotyczą dostarczenia dokumentów i informacji w terminie ustalonym między biurem a klientem, a nie terminów ustawowych.
„Za trzy dni upływa termin, na który ustaliliśmy dostarczenie dokumentów za listopad. Brakuje: wyciągów bankowych, dwóch faktur zakupowych.”
Treść każdego przypomnienia wychodzącego do klienta jest ustalana i zatwierdzana przez biuro. Przypomnienie informuje o stanie dokumentów, nie zawiera porady, interpretacji ani zobowiązania.
Sprawa trafia do osoby, która obsługuje tego klienta
Kierowanie spraw do właściwego księgowego lub opiekuna — także jako element wdrożenia dedykowanego.
W praktyce oznacza to, że zgłoszenie lub dokument od klienta trafia do osoby, która go obsługuje, wraz z kontekstem: czego dotyczy, jakiego okresu, co już wpłynęło. Zamiast wspólnej skrzynki, w której każdy sprawdza, czy to nie jego sprawa.
Przypisanie klientów do opiekunów oraz reguły zastępstw ustala biuro. System stosuje te reguły, nie tworzy ich samodzielnie.
System przygotowuje pracę. Decyduje osoba z uprawnieniami
Zatwierdzenie i odpowiedzialność zawsze pozostają po stronie księgowego. Co to znaczy w praktyce:
W żadnym zakresie, w żadnym wariancie wdrożenia.
Ani pod kątem księgowym, ani podatkowym.
Stwierdza jedynie, czy wpłynął i czy zawiera dane, których obecność ustaliliście jako wymaganą.
Na pytania wykraczające poza bazę wiedzy odpowiada, że nie zna odpowiedzi, i przekazuje sprawę księgowemu.
Do podjęcia takiej decyzji wymagana jest zgoda człowieka i kompetentnej osoby z uprawnieniami.
Księgowy widzi, z której procedury lub ustalenia pochodzi odpowiedź i może ją sprawdzić.
Jeśli w trakcie audytu okaże się, że oczekiwany zakres wymagałby przekroczenia którejkolwiek z tych granic, powiemy o tym wprost i takiego zakresu nie zrealizujemy.
Bezpieczeństwo danych
Biuro rachunkowe przetwarza jedne z najbardziej wrażliwych danych, jakie istnieją w obrocie gospodarczym, w tym dane finansowe swoich klientów, dane osobowe ich pracowników, informacje objęte tajemnicą zawodową.
Asystent korzysta wyłącznie z materiałów, które sami wczytacie. Nie sięga do internetu ani do innych źródeł.
Dane każdego klienta są odseparowane.
Wariant, w którym treść dokumentów i rozmów nie wychodzi do zewnętrznego dostawcy modelu językowego.
Całość działa w środowisku biura, dane nie opuszczają Waszej sieci.
W wariancie chmurowym treść pytań i dokumentów, na których pracuje asystent, jest przetwarzana przez zewnętrznego dostawcę modelu językowego. Dla większości firm to akceptowalne. Przy danych objętych tajemnicą zawodową, dokumentacji finansowej klientów i danych osobowych ich pracowników zwykle nie jest i to nie kwestia zaufania do dostawcy, a tego, czy potraficie wykazać wobec własnych klientów, gdzie ich dane są przetwarzane.
Dla biur rachunkowych rekomendujemy wariant lokalny - nie jako opcję premium, a jako domyślny wybór przy tej kategorii danych. Realizujemy go wspólnie z GOTOMA GENERAL. Zakres przetwarzania, role, uprawnienia i zasady dostępu ustalamy przed wdrożeniem, wraz z dokumentacją potrzebną Wam do wykazania zgodności wobec Waszych klientów.
Możliwość podłączenia konkretnego systemu sprawdzamy w audycie, przed jakąkolwiek wyceną – nie zakładamy jej z góry.
Klienci dostają odpowiedź o dokumentach i terminach od razu.
Ustalenia z klientem nie siedzą w jednej głowie.
W części objętej wdrożeniem przypomnienia idą automatycznie po zatwierdzeniu treści.
Braków wychodzą wcześniej, nie na krótko przed terminem.
Ile z nich domyka asystent bez angażowania księgowego.
Ile klient czeka dziś na odpowiedź o dokumentach, a ile po wdrożeniu.
Jaki odsetek klientów dostarcza pełny zestaw dokumentów w ustalonym terminie.
Pytania bez odpowiedzi, czyli czego brakuje w Waszych procedurach i materiałach.
Zaczynamy od jednego procesu
Zaczynamy od audytu jednego procesu. Zwykle od zbierania dokumentów od klientów za jeden okres rozliczeniowy albo obsługi pytań jednej grupy klientów.
Sprawdzamy, którędy dziś płyną dokumenty i pytania, gdzie powstaje ręczna praca i w którym momencie wychodzą braki. Bardzo często ten etap pokazuje rzecz najistotniejszą: że lista wymaganych dokumentów dla części klientów nie istnieje nigdzie w formie pisemnej, a jest jedynie w głowie opiekuna.
Na tej podstawie proponujemy zakres pilotażu z kryteriami sukcesu ustalonymi z góry i wyraźnym zapisem tego, co pozostaje po stronie księgowego.
Sprawdzimy, gdzie w Waszym biurze znika najwięcej czasu poza księgowaniem.
